INDICE :

1.- Introducción

2.- Algunas consideraciones generales sobre sistemas de informacion

3.- Automatizacion de bibliotecas y creación de catálogos colectivos

4.- Distribucion de bases de datos bibliográficos y centros de información bibliográfica

1.- INTRODUCCIÓN

Entre las características que pueden distinguir a los seres vivos de los inertes, podemos señalar las actividades que se engloban en los términos percibir y reaccionar. Una reacción será positiva si aumenta la adecuación del comportamiento del perceptor al medio, es decir, si aumenta su capacidad de sobrevivencia. La evolución de la vida, es la evolución del. percibir y reaccionar del ser viviente. En esta evolución aparece la memoria, como capacidad de recordar situaciones anteriores y el éxito o fracaso de las reacciones correspondientes, y aparece la inteligencia como capacidad reflexiva y, proyectiva, es decir como capacidad de percibir la memoria y de actuar para modificar el medio (adaptar el medio a las necesidades, en lugar de adaptar el comportamiento al medio por reacción) o para modificar la memoria mediante la elaboración de los recuerdos.

Pero el hombre no sólo se caracteriza por su inteligencia individual enraizada en su anatomía, sino también y fundamentalmente por su ser social, por su inteligencia social. Esta inteligencia social o cultura trasciende al individuo y se viene formando a lo largo de la historia por acumulación de conocimiento gracias al lenguaje y a la técnica. El lenguaje ha permitido la reflexión colectiva, es decir poder percibir las representaciones conservadas en las memorias de otros individuos y aumentar de esta forma su memoria con experiencias no realizadas por ellos, o sea la acumulación del conocimiento. La técnica, actividad propia del "homo faber", es la expresión de la capacidad proyectiva humana, de su posibilidad de modificar su entorno. Pero tampoco es concebible la técnica sin lenguaje, o por lo menos su evolución.

El entramado social creado por el lenguaje oral es el que ha facilitado la formación de la cultura (humana) ; su capacidad dialéctica y crítica ha suministrado un filtro de información para el almacenamiento económico de información relevante en la memoria personal. El lenguaje oral recibe la denominación de lenguaje natural, para indicar que su formación viene facilitada por la anatomía del cerebro y que su desarrollo se ha realizado por interrelación social, y no como resultado técnico de la capacidad proyectiva del hombre.

Sin embargo, el lenguaje oral tiene ciertas limitaciones para la acumulación de conocimiento. Por una parte, la limitada capacidad de memorizar mediante la palabra hablada, por otra la dificultad de enviar a distancia el conocimiento memorizado. Estas dos deficiencias son superadas por la aparición del lenguaje escrito, que facilita tanto la acumulación de conocimiento, como su difusión a distancia. El lenguaje escrito, aunque presenta grandes analogías estructurales con el lenguaje oral, no puede decirse que sea lenguaje natural estrictamente. Sin entrar en sus orígenes, que son tan antiguos como la historia misma, no parece carente de razón suponer que su creación ha requerido de la capacidad proyectiva del hombre y que su uso (escribir y leer) requiere el aprendizaje de técnicas de cierta complejidad y dificultad no dominadas aún en la actualidad por todos los hombres. No obstante, y aunque se vislumbran otras alternativas (lenguajes científicos, lenguajes formales, bases de datos) su uso es el soporte fundamental para el almacenamiento del saber colectivo o cultura de la Humanidad, y las bibliotecas son los recintos donde se custodia el material escrito. Pero no se trata sólo de custodiar sino también de incrementar, localizar y difundir, para lo que se requieren técnicas muy específicas y cada vez más sofisticadas para poder gestionar la enorme producción bibliográfica de la actualidad, y atender la todavía mayor demanda de información por parte de una sociedad en la que la información es uno de sus rasgos esenciales.

Estamos, pues, ante una situación en la que la producción bibliográfica crece constantemente, y en la que, como es natural, la demanda bibliográfica cada día es mayor, y aumentará aún más conforme los países vayan alcanzando un lugar en las ya llamadas sociedades de la información, en virtud de considerar a la información como la riqueza más importante de las sociedades avanzadas.

La información bibliográfica de un país la podemos considerar en dos grandes categorías no disjuntas :

 La producción bibliográfica nacional

 Los fondos bibliográficos conservador en el conjunto de bibliotecas del país, provenga de su propia producción nacional, o de la producción de otros países.

El acceso a esa información bibliográfica se realiza mediante consulta a los fondos bibliotecarios, o mediante la adquisición en los circuitos comerciales (librerías, distribuidores, etc.).

Todo ello conlleva dos actividades bien diferenciadas aunque interrelacionadas que son :

 El control bibliográfico

 La difusión documental

entendiendo por control bibliográfico el conjunto de actividades y medios que faciliten la creación del censo bibliográfico, y por difusión documental al conjunto de actividades y medios que permiten, al potencial usuario, poder estar informado sobre las obras censadas que tratan temas de su interés.

La informática juega, en estas actividades, un papel imprescindible, ya que en la actualidad es impensable el pretender el control bibliográfico nacional (con cierto grado de exhaustividad) y la difusión documental (con cierto grado de precisión) sin medios técnicos adecuados y con costes que sean accesibles.

Esta doble función de control y difusión se realizan en informática con dos técnicas específicas, y en general por organismos especializados y diferenciados ; esas técnicas suelen denominarse :

 creación de bases de datos bibliográficos

 distribución de bases de datos bibliográficos

En el punto 3 trataremos sobre la creación de bases de datos bibliográficos y su relación con la elaboración de las Bibliografías Nacionales, y con la catalogación de los fondos bibliotecarios. En el punto 4 trataremos sobre la distribución de bases de datos bibliográficos y la difusión de información. En ambos casos consideraremos los aspectos de mecanización de los procesos y servicios bibliotecarios, así como la formación de redes de bibliotecas y de servicios de documentación, y la posibilidad de compartir recursos estableciendo tareas cooperativas.

Pero antes, en el punto 2, haremos algunas consideraciones generales sobre conceptos básicos de informática que han presentado fuertes alteraciones en los últimos años, causadas tanto por modificaciones técnicas (miniaturización, reducción de precios,..) como por la aparición de técnicas nuevas no limitadas por los recursos de material. En particular veremos el papel que juegan el hardware, el software y la información en un sistema bibliotecario.

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2.- ALGUNAS CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE SISTEMAS DE INFORMACION

Antes de tratar de los problemas específicos de la mecanización de bibliotecas y de la creación y distribución de bases de datos bibliográficos, hagamos algunas reflexiones sobre conceptos básicos de la informática que nos ayuden a exponer las nuevas tendencias en el desarrollo de esas actividades sin los impedimentos que podrían ofrecer ideas superadas y ya no vigentes.

En informática se deben considerar los tres aspectos fundamenta les siguientes :

 La información

 El software

 El hardware

De estos tres elementos, el primero es el objeto de la informática y los otros dos son instrumentales para el tratamiento de la información : el software son procedimientos de elaboración y el hardware es la herramienta que ejecuta dichos procedimientos.

Aunque hasta ahora se ha venerado casi míticamente al ordenador (que ciertamente es un instrumento admirable) haciéndolo aparecer como lo esencial de la informática, está poco a poco quedando patente que la computadora como maquina es un mero instrumento, que se obsolece y renueva con frecuencia, al tiempo que se modifican las tecnologías de su fabricación, y que, por tanto, es elemento menos estable y más barato de un sistema informático. Esta nueva situación está haciendo que se desvanezca la idea de que lo más importante en un sistema informático lo constituya el equipo material de ordenadores, y disipando la creencia de que por el mero hecho de disponer de buenas máquinas, con abundante memoria y gran velocidad de cálculo, se tienen resueltos todos los problemas que plantea un sistema informatizado.

Para que funcione un sistema informático es necesario contar con otro factor, que en general pasa más desapercibido, consistente en el conjunto de programas que hacen funcionar a la computadora para realizar las tareas que deseamos. Este factor suele denominarse con el vocablo anglosajón software (soft en contraposición del hard del termino hardware), o con el barbarismo logical, si empleamos la adaptación castellanizada del término logiciel usado por los franceses. También se está modificando la apreciación que hasta ahora se tenía del software consistente en considerarlo formado por programas, en general no muy complejos, construidos por los propios usuarios. De ahí la creencia de identificar la informática con la actividad de escribir los propios programas, de considerar el aprendizaje de la informática como el aprendizaje de un lenguaje de programación y cometer con frecuencia el error de confundir la actividad de programar con la de escribir programas en lenguaje de ordenador, cuando la primera de estas actividades es de complejidad ciertamente mayor que la segunda, y vinculada con el análisis de las estructuras de la información y con los procesos necesarios para su elaboración.

Por eso, dada la complejidad que ha alcanzado la tecnología del software, la construcción de paquetes de programas o de logicales específicos, está reservada a grupos de técnicos especialistas tanto en procedimientos avanzados de informática como conocedores de la información y de los procesos propios del dominio sobre el que verse el logical, así como expertos en el análisis de la estructura de la información que ha de tratarse. Estamos, pues, en una situación en la que de igual forma que es impensable construir a titulo personal un ordenador y todos sus componentes, tampoco es posible, sin suficientes recursos técnicos, económicos y de tiempo, abordar la construcción de logicales con la complejidad que los actuales sistemas de información requieren y con las prestaciones de flexibilidad, universalidad y ampliabilidad que un logical debe tener para su fácil implantación y aceptación y para que su durabilidad temporal nos asegure su funcionamiento durante un período de tiempo aceptable.

Hemos dejado para el final el factor fundamental de un sistema informático : la propia información. Todavía resulta raro que se considere a la información como el elemento clave de un sistema informático, e incluso que se considere como elemento de tales sistemas, con el argumento de que la informática es el instrumento con que se elabora un objeto denominado información y separándose instrumento y objeto.

Pero si en general es difícil desvincular un instrumento del objeto para el que ha sido creado (aunque estos sean contrapuestos), en informática resulta mas difícil todavía dado que instrumento y objeto son de la misma naturaleza.

Esta falta de consideración hacia la información cuando se trata de informática, proviene del hecho de que en aplicaciones menores, frecuentes hasta hace pocos años, la información utilizada en los sistemas informáticos era escasa o de estructura muy simple. Pero esta situación se da cada vez con menor frecuencia y los sistemas actuales se enfrentan con que deben tratar grandes masas de información y de estructura muy compleja. Los actuales modelos de representación del conocimiento, que se están desarrollando como esenciales para la creación de sistemas de inteligencia artificial, en sustitución de las primitivas bases de datos, están aportando argumentos para considerar la información como un dominio de gran complejidad, y encontrando métodos que esa complejidad plantea.

Estas consideraciones nos conducen a observar que el factor mas caro de un sistema informático es la información, que este debe ser el elemento más estable y duradero, y que los profesionales que diseñan sistemas de información, no sólo deben ser buenos conocedores de las técnicas de computación sino también expertos en el tema sobre el que verse la información trabajando en estrecha colaboración.

Resumiendo, diremos que en todo sistema informática intervienen tres factores : material, logical, información.

El material está compuesto por máquinas de "propósito general", es decir, diseñadas y construidas para realizar cualquier tipo de aplicaciones. El costo relativo de este factor, salvo en casos especiales, suele ser el menor de los tres. La frecuencia de reposición del material, o la obsolescencia, suele ser mayor que en los otros factores. Esto conduce a la necesidad de técnicas de migración de unos tipos de ordenadores a otros, es decir que puedan utilizarse logical e información en el ordenador sustitutorio. En definitiva suele ser el elemento menos estable y más barato del sistema.

El logical, esta formado por el conjunto de programas necesarios para la elaboración, procesamiento y gestión de la información. Es lo que otorga especificidad a los ordenadores con relación a las aplicaciones, y lo que hace funcionen a los ordenadores. En sistemas complejos, su costo es comparable y a veces supera el costo del material. La estabilidad del logical, es decir, su período de vigencia, suele ser mayor que el del material, lo que se consigue con las técnicas de migración a que aludimos mas arriba. Los tiempos de implantación y aprendizaje suelen ser cortos. El logical es, pues, un elemento de estabilidad y costo intermedio al de los otros dos que intervienen en un sistema informático.

La información, formada por todas las noticias que forman el corpus de conocimiento de una aplicación, es el objeto y finalidad de todo sistema informático. El costo relativo de este factor es el mayor de los tres que componen el sistema, a veces considerablemente mayor que los otros. Requiere gran estabilidad, en el sentido de que no debe depender del hardware ni del software que se utilice en cada momento, por lo que es esencial una buena definición de su estructura, de los formatos correspondientes (en general acordes con normas internacionales) en función de la propia naturaleza de la información y no del software o hardware con que han de procesarse, como ocurre con frecuencia en la actualidad. También se debe tener presente que la creación de las bases de información son procesos lentos.

Todo esto nos indica que el elemento más crítico, en cuanto que es caro y debe ser durable, de un sistema informático lo constituye la información.

Como conclusión de este párrafo debemos indicar que al abordar la creación de un sistema de información, los pasos a seguir deberían ser :

1.- Estudio de la información a tratar, análisis de su estructura y procesos a que debe someterse para su elaboración. Demanda de la información y servicios que desean suministrarse. Conexión y compatibilidad con otros sistemas de información análogos. Estructura general física y de personal de la unidad que ha de gestionar el sistema de información.

2.- Estudio de los logicales existentes para el tratamiento de la información estudiada en el punto anterior, y elección del mas adecuado. De no existir tales logicales, realización del análisis informático del sistema de información y definición de los procedimientos.

3.- Por último, elección del hardware en que ruede el logical. Implantación en él del software elegido e inicio de la creación y explotación del sistema de información.

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3.- AUTOMATIZACION DE BIBLIOTECAS Y CREACIÓN DE CATÁLOGOS COLECTIVOS

Las bibliotecas son, sin ninguna duda, los sistemas de información más antiguos de la historia, y los bibliotecarios quienes primero han utilizado técnicas informáticas, en el más estricto sentido de la palabra. Por eso, hablar de automatización de bibliotecas, es hablar de la utilización de los ordenadores para realizar de forma automática muchos de los procesos que anteriormente ya eran realizados en las bibliotecas pero que requieran laboriosas tareas manuales, como son, para solo citar algunos ejemplos relativos a la confección de catálogos :

 La realización de copias de la ficha principal

 El escribir los encabezamientos secundarios uno a uno

 La ordenación de las fichas catalográficas

 La intercalación de las fichas en el catálogo correspondiente.

En la mente de todos también estarán el sin fin de tareas rutinarias, relativas a las adquisiciones, a la gestión de usuarios o al control de prestamos como son la correspondencia con proveedores y usuarios, el seguimiento económico de las compras, las reclamaciones de préstamos vencidos, los avisos de devolución de obras reservadas, la confección de estadísticas, etc.

La aportación que los ordenadores realiza a las tareas del proceso bibliotecario significa, por una parte, la superación de los colapsos producidos por el tratamiento manual al no poder dar abasto a las crecientes necesidades de proceso bibliotecario causadas por el constante crecimiento de la producción bibliográfica. Por otra parte, la mecanización de las bibliotecas permite abordar nuevas tareas que, bien por la complejidad de los procesos, o bien por el gran volumen de información, eran impensables emprender con medios manuales. Citemos como ejemplos las modificaciones de Ficheros de Autoridades y de Thesaurus (con la revisión de los catálogos a los que afecte) o la elaboración de catálogos colectivos, tareas ambas que con ayuda de la informática resultan plenamente realizables.

Por tanto los objetivos generales que deben alcanzar los Sistemas Automáticos de Bibliotecas (SAB) se pueden enmarcar en una de las dos siguientes categorías :

 Agilizar los procesos y servicios bibliotecarios

 Crear bases de datos bibliográficos y facilitar los procesos y servicios cooperativos.

Con relación a la primera categoría hemos de indicar que los objetivos a incluir en ese marco deben ir orientados a la racionalización de los procesos bibliotecarios en orden de eliminar, hasta donde sea posible, las tareas manuales rutinarias y con ello los costos asociados, que no son pequeños ; a la reducción de los tiempos de espera para el disfrute de un servicio bibliotecario (información bibliográfica, acceso al documento, etc ...) a aumentar el control de los servicios (diversificación del préstamo) , y a aumentar la actividad relacionada con la creación y mantenimiento de Ficheros de Autoridades y de Thesaurus para permitir una tarea de clasificación más fácil y una búsqueda bibliográfica más fina y precisa.

Con relación a la segunda de las categorías mencionadas más arriba, diremos que un sistema automatizado de bibliotecas (SAB) es la forma natural de creación de bases de datos bibliográficos, y los procedimientos de catalogación asistida por ordenador son el instrumento específico para la creación de nuevos registros destinados a dichas bases de datos. Así, las grandes bibliotecas, especialmente las Bibliotecas Nacionales o los Institutos Bibliográficos Nacionales, serían los centros esenciales en la creación de las bases nacionales de datos bibliográficos. Pero una buena base de datos bibliográficos, no debe dar solamente la descripción bibliográfica de las obras, como ocurre en la actualidad con las bibliografías, sino también indicar las ubicaciones en las que la obra puede consultarse. De esta forma una base de datos bibliográficos será considerada como un catálogo, o como el catalogo colectivo de todas las bibliotecas que hayan colaborado en su creación y mantenimiento. También la informática nos permite y nos ayuda muy eficazmente en la formación de catálogos colectivos, e incluso permite abordar la formación de catálogos colectivos nacionales. Para ello un SAB debe poseer la facilidad de integrar datos provenientes de otro SAB, con lo que se facilita la formación de catálogos colectivos, pero además, y esto redunda en beneficio de los trabajos de proceso bibliotecario, permite la realización de la catalogación cooperativa, con lo que se evita la reiteración de la catalogación de una obra en cada biblioteca donde ingresa, siempre que se tenga acceso automático al catálogo de una biblioteca donde ya se hubiese catalogado, o al catálogo colectivo nacional si éste existiese.

Es claro, que la formación de catálogos colectivos es una tarea ardua, lenta y costosa, pero un buen SAB debe permitirla. Los catálogos de cada biblioteca deben realizarse de forma descentralizada, atendiendo a las obras que ingresan en ella, aunque utilice las facilidades de la catalogación cooperativa con otras bibliotecas. La formación de catálogos colectivos debe hacerse, en etapas ascendentes, acumulando los catálogos ya informatizados de las bibliotecas participantes, o, sí existe, acumulando dichos catálogos en un servicio central que tuviese la misión y el encargo de la creación y mantenimiento del catálogo colectivo nacional, aunque en sus fases iniciales solo fuera un catálogo parcial, que iría totalizándose conforme participaran más bibliotecas en la utilización de un SAB.

Todas estas consideraciones nos conducen a establecer algunas características generales que deben poseer los SAB para permitir la realización de las tareas implícitamente indicadas en los párrafos anteriores. Estas características a nuestro juicio deberían ser :

- Poseer los subsistemas de adquisiciones, usuarios, catalogación, gestión de Thesaurus y Ficheros de Autoridades, recuperación de la información (consultas bibliográficas, difusión selectiva de información), control de préstamos (incluido el préstamo interbiblíotecario), elaboración de estadísticas y de estudios bibliométricos.

Aunque obviamente, no todas las bibliotecas necesitarán todos los subsistamos indicados, y que ellos pueden instalarse, gradualmente conforme surjan las necesidades.

- Utilizar las mismas normas relativas a los ficheros, criterios para facilitar el intercambio de información a nivel de datos. En este sentido la norma más generalmente utilizada es el formato MARC, y en particular para América Latina del MARCAL. Con ello se facilita la integración de registros bibliográficos para realizar la catalogación cooperativa, o la integración de ficheros para formar los catálogos colectivos.

- Utilizar la norma ISBD para los formatos externos de las descripciones bibliográficas, facilitando así, la difusión bibliográfica en forma impresa con las mismas normas de puntuación.

- Facilitar la edición de productos bibliográficos en distintos soportes para asegurar un mayor acceso a la información bibliográfica. En particular, además de los catálogos impresos sobre papel (cada vez de menor uso por crecientes inconvenientes), disponer de edición de catálogos COM en microfichas, de edición de fichas catalográficas en el supuesto de Centros Coordinadores de pequeñas bibliotecas locales o rurales, así como de la edición de ficheros magnéticos para el intercambio entre Centros mecanizados. Y cuando la comunicación telefónica no aporte ventajas adicionales.

- Facilitar la creación de redes de bibliotecas informatizadas, de forma que se compartan los procesos y los servicios.

Un SAB con las características enunciadas, presenta una notable complejidad como sistema informático, sobre todo si se desea además que sea de fácil acceso por parte del personal bibliotecario, como debe serlo todo logical de calidad. Por eso a la hora de mecanizar un sistema bibliotecario no puede pensarse que cada cual desarrolle su propio sistema sino adoptar uno general que reúna las características enunciadas o desarrollar uno o varios análogos, a nivel nacional o regional con la supervisión de alguna autoridad nacional para asegurarse los estándares de calidad necesarios.

Pese a la complejidad de tales logicales también debe tenerse en cuenta que estos deben poder rodar en ordenadores adecuados al número de títulos del fondo y a los servicios prestados por la biblioteca, es decir, deben poderse implantar en una gama de ordenadores que varíen entre los de tipo PC para bibliotecas con algunos millares de títulos (sin que se necesite realizar grandes desembolsos en material) hasta ordenadores de grandes dimensiones para poder atender bibliotecas con varios cientos de miles de títulos, o para albergar los catálogos colectivos por acumulación de los correspondientes catálogos de bibliotecas, aunque estas sean pequeñas.

Para dar una idea sobre el orden de magnitud de los ordenadores que deben aplicarse a la mecanización de una biblioteca, indicamos que la cantidad promedio en disco duro necesario para alojar una referencia bibliográfica es de mil bytes u octetos, que en la jerga informática se denomina una K ; así, para una biblioteca de 20.000 títulos se necesitaría contar con un disco de 20 megas es decir, de 20 millones de octetos. Aunque hacemos especial mención de la capacidad necesaria de disco, no debemos olvidar que también deben tenerse en cuenta otros parámetros que, de alguna forma están vinculados con el anterior, como son la velocidad de proceso, la capacidad de la memoria principal, la diversidad de periféricos (cintas para back-up, y para salida magnética, impresoras, número de puestos de trabajo para atender los diversos procesos y servicios, capacidad de comunicación, etc..... ).

Como conclusión de este párrafo relativo a la automatización de bibliotecas y a la creación de bases de datos bibliográficos, indicaremos, aun a fuerza de ser esquemáticos, que los principales pasos a seguir para la mecanización de una biblioteca son :

 Adopción, por la agrupación bibliotecaria nacional, o por el organismo competente del estado, de las normas sobre los formatos internos y externos de la información bibliográfica, y recomendación de las características que debe poseer un SAB.

 Realización por parte de cada biblioteca de un estudio sobre la viabilidad de mecanización de la misma.

 Adopción por cada biblioteca del SAB que, dentro de las normas generales, le parezca más adecuado para su caso..

 Determinación y adquisición, en su caso, del material informático adecuado.

 Puesta en marcha del sistema, teniendo muy en cuenta la política a seguir en la reconversión de los catálogos manuales existentes, y de la adopción de Ficheros de Autoridades, encabezamientos de materias y Thesaurus.

 Relación con otras bibliotecas automatizadas, y con centros de formación de catálogos colectivos y de distribución de bases de datos.

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4.- DISTRIBUCION DE BASES DE DATOS BIBLIOGRÁFICOS Y CENTROS DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

La función principal de una biblioteca, aunque es retórico indicarlo ante este especializado público, consiste esencialmente en la buena ordenación de los fondos de la misma con vistas a una fácil localización de las obras que lo componen, y el facilitar su lectura a quien lo solicite. Esta función esencial conlleva la realización de determinados procesos y la prestación de los servicios que se requieran. Entre estos servicios nos conviene destacar uno particular en el presente párrafo : el servicio de información bibliográfica.

La principal información bibliográfica dada por una biblioteca se refiere a sus propios fondos y se realiza mediante sus catálogos al público. Es común que entre los fondos de una biblioteca se encuentren obras que versen sobre bibliografía, lo que proporciona otro canal de información bibliográfica.

Pero también pueden concebirse, y de hecho existen, centros de información bibliográfica no vinculados a ninguna Biblioteca. En la actualidad estos Centros suelen tomar la forma de distribuidores de bases de datos bibliográficos.

La expresión base de datos, tiene dos acepciones generales. La primera se refiere al conjunto de programas informáticos necesarios para captar la información, organizarla y recuperarla, también se asigna a esta acepción la denominación de sistemas de gestión de bases de datos. La segunda acepción se refiere a los datos mismos, a las colecciones de registros con la información que se desea gestionar.

La organización de la información en un sistema de gestión base de datos, responde a modelos de conocimiento adecuados al área concreta de aplicación, siendo los modelos más utilizados o los que están en vías de desarrollo, los denominados en la construcción de bases de datos jerárquicos, reticulares, relacionales o semánticos, según se utilicen los instrumentos formales denominados jerarquías o árboles, redes o retículos, relaciones o grafos semánticos respectivamente. Con independencia del modelo seleccionado, todo sistema de gestión de bases de datos tiene al menos los siguientes componentes :

 Sistema de entrada de datos

 Sistema de almacenamiento de datos

 Sistema de recuperación de los datos

 Sistema de comunicaciones

Con el sistema de entrada de datos se facilita la creación de la base de datos y su actualización. Los datos de entrada deben responder a los formatos de almacenamiento, y estos formatos deben ser motivo de detenida reflexión. El sistema de almacenamiento debe almacenar de forma organizada los datos de entrada, pero además incluir o calcular otros datos auxiliares que ayuden a la posterior localización y recuperación de aquellos. Estos datos auxiliar y su organización responden en estructura al modelo de conocimiento utilizado. Los sistemas de recuperación facilitan la localización de la información deseada operando sobre los datos auxiliares. Una vez localizada la información se la hace patente al usuario a través de la pantalla del ordenador, sobre soporte papel, o sobre otros tipos de soporte. El sistema de comunicaciones facilita el acceso al sistema de forma remota, ya sea por medios telefónicos o por otras técnicas de telecomunicación.

Pero cuando se habla de bases de datos, no en entornos informáticos sino en entornos de usuarios, en general se refiere a la segunda acepción, es decir, al conjunto de los datos mismos. En este sentido en general, y atendiendo a la naturaleza de los datos, las bases de datos suelen diferenciarse en :

 Bases de datos fácticos

 Bases de datos numéricos

 Bases de datos textuales

 Bases de datos jurídicos

 Bases de datos bibliográficos etc....

Los centenares de bases de datos de toda índole que existen en la actualidad han sido realizados por ciertas instituciones, en general especializadas en el área sobre la que versan los datos, instituciones a las que se denomina creadores de bases de datos, y suministradas al público a través de otras instituciones denominadas distribuidores de bases de datos, quienes por su intermedio permiten el acceso a las bases creadas, utilizando en general redes de comunicación adecuadas. Por citar sólo alguno de los mayores distribuidores mencionemos en Europa a ESA (European Space Agency) a INFOLINE, a BLAISE y a EURONET, que usan los soportes informáticos denominados QUEST, BASIS, BLAISE, DIANE y en Estados Unidos a LOCKHEED y SDC (System Development Corporation) que usan los sistemas informáticos DIALOG y ORBIT respectivamente.

Pero pese a la frondosidad, publicidad, uso y utilidad de los varios centenares de bases de datos difundidas por una docena de distribuidores internacionales, apoyadas por distribuidores locales, el hecho es que la heterogeneidad de los datos en cuanto a su contenido, formatos, logicales de acceso, etc., hacen que la situación actual diste mucho de ser una situación definitiva, ni siquiera estable o duradera. Se trata de organizar la memoria colectiva de la Humanidad y, hasta ahora, solo se han dado los primeros pasos para resolver problema tan complejo.

Pero veamos aquí las tendencias e instrumentos que se están desarrollando para abordar de forma más sistemática y definitiva la creación y distribución de bases de datos bibliográficos.

Primero hemos de señalar que los creadores naturales de las bases de datos bibliográficos, son las bibliotecas o las Agencias Nacionales de Bibliografía que, en general, suelen estar estrechamente vinculadas con las Bibliotecas Nacionales de los distintos países. Todo el esfuerzo de catalogación, facilitado y reducido por el empleo de sistemas de automatización de bibliotecas (SAB) como ya vimos, confluye a la creación de catálogos colectivos que son verdaderas bases de datos bibliográficos, de mayor o menor amplitud según el grado de cooperación las bibliotecas.

Para facilitar esta cooperación se dispone ya de varios instrumentos normalizadores y reguladores como son las normas de catalogación, las ISBD (International Standard for Bibliographic Description) , los formatos MARC de representación interna de información bibliográfica en el ordenador. Todos ellos tendentes a facilitar el intercambio y la circulación de información bibliográfica.

Pero con la misma finalidad, también existen, en expansión constante, Servicios Nacionales para facilitar el intercambio de cintas MARC. Estos servicios están propiciados por la IFLA (International Federation of Librarian Associations) y la CDNL (Conference of Directors of Nacional Librarles) a través de la red de un proyecto internacional MARC, denominado IMP (International MARC Project).

Vemos, pues, que en el caso de los datos bibliográficos existen sólidos cimientos sobre los que construir grandes bases de datos bibliográficos. Que estos cimientos comienzan con la automatización de las grandes bibliotecas, utilizando las ya bien establecidas normas, y sabiendo que un dato importante en toda referencia bibliográfica es su ubicación. Que a partir de los catálogos automáticos de las bibliotecas, los Servicios Nacionales pueden constituir catálogos colectivos cada vez más amplios tendiendo hacia la formación de Catálogos Colectivos Nacionales. Que estos Servicios Nacionales son los distribuidores naturales de bases de datos bibliográficos dentro de cada país, y las que intercambien de forma masiva información bibliográfica con otros países.

Como conclusión vemos que la informática nos ofrece una solución factible al problema del control bibliográfico nacional, a mejorar la organización bibliotecaria, y a difundir la información bibliográfica aproximando así los documentos a los usuarios, en una época en la que la información representa la principal riqueza de los países y de la Humanidad.

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